Na początek chciałam Cię zachęcić do wysłuchania pewnej kobiety, która jest bardzo znana w sieci. Jeżeli dopiero zaczynasz zarządzanie zdalnym zespołem, to skorzystaj z doświadczenia i wiedzy Oli Budzyńskiej znanej jako Pani Swojego Czasu. W swoim podcaście PSC od kuchni mówi m.in.  o tym dlaczego zdecydowała się zatrudnić wirtualną asystentkę, jak wygląda komunikacja w zespole, jak kontroluje czas i pracę swojego zespołu.

A teraz moje odpowiedzi na najczęściej kierowane do mnie pytania:

Dla mnie to osoba od zadań specjalnych.  Wirtualna asystentka łączy w jednej roli wiele funkcji.  W moim przypadku jednocześnie jestem asystentką zarządu, koordynatorką do spraw szkoleń, pisarką, transkrybentką czy project menagerką. Jako wirtualna asystentka świetnie sprawdza się tam, gdzie trzeba wykonać różnorodne zadania.

Pracuję z dużym zaangażowaniem. Nie zdziw się, jeżeli w toku pracy czasami będę Ci podsyłać moje pomysły na usprawnienia bądź nowe działania.

Jestem elastyczna i mocno dostosowuję się do klienta, dlatego korzystam z programów i sposobu komunikacji, który klient uważa za najwygodniejszy – raz to będzie mail, kiedy indziej Trello czy Asana. Zawsze jednak zachęcam do tego, żeby komunikacja odbywała się w jednym miejscu, by łatwo było ją odtworzyć.

Równocześnie pracuję z kilkoma firmami, ale zawsze dbam, by było to na tyle wąskie grono, żeby każdy czuł się właściwie zaopiekowany.

Większość zadań wykonuję w godzinach popołudniowych. Wyjątkiem jest sobota, gdy wstaje wraz z kurami i mam całe przedpołudnie na pracę.

Z założenia nie decyduję się na zadania wymagające mojej bieżącej dostępności takie jak np. telefoniczna obsługa klienta.

Jak to bywa z regułami też i tutaj mamy wyjątki:

– Jeśli potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu Live czy Webinaru, po wcześniejszym ustaleniu terminu możesz liczyć na moją dyspozycyjność.

– Chcesz, żebym zarządzała Twoją skrzynką mailową, była administratorem Twojej grupy na Facebooku albo moderowała komentarze na blogu lub kanale YT – ustalimy częstotliwość tych działań w ciągu dnia.

Na wiadomości od swoich klientów odpisuję w ciągu 24 godzin od poniedziałku do soboty do godziny 16:00 – później skupiam się już tylko na realizacji powierzonych mi zadań.

NOWY KLIENT

Jeśli jesteś moim nowym klientem i chcemy dopiero zobaczyć, czy dobrze nam się razem współpracuje to przechodzimy przez kilka kroków:

 

 

W przypadku wykonywania transkrypcji tych kilka kroków wygląda następująco:

 

 

STAŁY KLIENT

Jeśli jesteś moim stałym klientem to już wiesz, że bazujemy na wzajemny zaufaniu i przyjacielskich relacjach. Mamy podpisaną umowę, która jest czystą formalnością. Zapewniam w niej, że dbam zarówno o Twoją, jak i Twoich klientów prywatność oraz poufność danych. Zgodnie z indywidualnymi ustaleniami raz w tygodniu/miesiącu przesyłam Ci raport ze swojej pracy, po którego akceptacji dokonujesz płatności faktury.

 

W przypadku tworzenia transkrypcji nagrań dla stałych klientów również maksymalnie skracamy drogę realizacji. Gdy publikujesz systematycznie treści w Internecie mam dla Ciebie od razu zarezerwowany plan w grafiku. Płatności dokonujesz po wykonanej przeze mnie pracy – raz w tygodniu/miesiącu.

Umowa jest najprostszym dokumentem, jaki mogłam skonstruować. Jest ona jednak niezbędna w świetle naszych i unijnych przepisów prawa. To dbanie zarówno o Twoją, jak i o moją działalność. To także pokazanie, że dbamy o poufność przekazywanych między nami informacji oraz danych osobowych.

Każda godzina, którą wykupiłeś jest poświęcona na realizację zleconych przez Ciebie zadań oraz na kontakt między nami w ramach już podjętej współpracy. Nie płacisz za moje przerwy, nie płacisz za moją edukację, chyba, że w ramach współpracy będziesz chcieć, żebym nauczyła się konkretnych rzeczy tylko dla Ciebie.

Tak, jeżeli w trakcie wykonywanych zadań okaże się, że zamiast 20 godzin wystarczy Ci tylko 10 godzin mojej pracy to możemy zmniejszyć pakiet. Tak samo jeżeli w trakcie trwania współpracy pojawią się dodatkowe zadania możemy dodać je do harmonogramu i zwiększyć pakiet.

Przez cały okres współpracy pozostajemy w ścisłym kontakcie. Jeżeli zauważę, że pakiet godzin może się skończyć nim zrealizuję kolejne zadanie, poinformuję Cię o tym i razem ustalimy dalsze działanie.

Jest to moment, w którym muszę powiedzieć: „Bazujmy na zaufaniu”. Jest on jednym z filarów, na którym buduję moją współpracę z klientami. Podczas ustalania harmonogramu pracy obydwoje możemy szacunkowo określać, ile czasu powinno zająć dane zadanie. Czasami też dostaję informacje od klienta, żeby znaleźć im określone dane, ale maksymalnie mam na to poświęcić np. 2 godziny.

Najłatwiej powiedzieć: „Jak chcesz”. Mocno dostosowuję się do systemu pracy moich klientów.

Obecnie widzę, że preferowanymi rozwiązaniami jest:

– wysyłanie maili – jedno zadanie, jeden mail – odsyłam zawsze informację o zrealizowaniu zadania,

– programy do zarządzania projektami  – tu na bieżąco masz podgląd o statusie zadania.

Przy zadaniach cyklicznych mogę zbiorczo wysyłać raport z ich realizacji, jeżeli klient go potrzebuje – do tej pory nie miałam takiego przypadku, ale zawsze może być ten pierwszy raz.

Ponadto korzystam z Toggl do monitorowania czasu pracy. To program, który umożliwia generowanie raportu pokazujący czas poświęcony na poszczególne zlecenia.

Zawsze im wcześniej, tym lepiej. W ten sposób gwarantujesz sobie moją dyspozycyjność.  Dbam o to, żeby jednak z tygodnia na tydzień nie mieć wypchanego grafiku do granic możliwość, na wypadek nagłej potrzeby ze strony mojego klienta. Równocześnie pracuję z kilkoma firmami, ale zawsze dbam, by było to na tyle wąskie grono, żeby każdy czuł się właściwie zaopiekowany.

W przypadku transkrypcji standardowy czas oczekiwania to 72 godziny od momentu przyjęcia zadania do realizacji.

Tak.  Dbam o poufność danych, które otrzymuję.   Ze względu na bezpieczeństwo danych klientów zależy mi na podpisywaniu umowy o współpracę. Chętnie podpisuję też umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych, jeżeli jest taka potrzeba. Pliki zawierające dane wrażliwe usuwam zaraz po zakończeniu zleconych zadań.

Przede wszystkim zachęcam Cię do kontaktu ze mną. Najlepszym sposobem na sprawdzenie jak pracuję, a tym samym, jak będzie nam się współpracowało to… rozpoczęcie współpracy.

Na moim profilu na Linkedin możesz poczytać o tym, czym do tej pory zajmowałam się zawodowo, w jakich firmach pracowałam oraz co o mnie piszą moi współpracownicy i przełożeni.

Jeżeli nie wyczerpałam Twojej ciekawości związanej z pracą wirtualnej asystentki, to pisz do mnie śmiało. 

Begin typing your search term above and press enter to search. Press ESC to cancel.

Back To Top